Gestion Meeting 4H 2019 - US Saint-Egrève Athlétisme

Comité d’Organisation USSE Athlétisme
Membres: Victor Allibert (0641417252), Jean-Roch Aubertein (0767081346), William Blaecke (0688717210), Paul Chometon (0609973476), Yannick Daniélou (0673914508), Marie-Hélène Gonon (0676723525), Sophie Hubaut (0681422893), Alain Kerspern (0603610269) et Pierre Ruef (0619816400).
Responsabilités au Comité d’Organisation Doodle organisation	Président, communication, relations FFA et collectivités: Yannick Daniélou	Organisation sportive: William Blaecke		Besoins et état matériel sportif: Jean-Roch Aubertein		Recrutement jury et officiels: William Blaecke
Supports de communication: Sophie Hubaut	Accueil et hébergement athlètes et officiels: Pierre Ruef	Repas et buvette: Marie-Hélène Gonon		Implication jeunes athlètes: Victor Allibert		Secours, soins, anti-dopage: Alain Kerspern
Réunions du Comité d’Organisation	Mardi 22 janvier 2019 à 20h30 Convocation, Debrief 2018 JJ Behm Compte-rendu	Documents validés: Planning organisation Budget prévisionnel Liste d’entreprises à solliciter Documents suite à la réunion: Document pour sponsors et partenaires Candidature au label national à thème FFA			Actions à réaliser: Document pour sponsors et partenaires: Yannick (fait) Adoption du programme sportif: William (fait) Demande de label meeting national à thème: Yannick (fait) Mail de candidature adressé à la FFA et à la ligue AURA Pré-réservation de l’hôtel Arena: Pierre
	Mardi 12 mars 2019 à 20h30 Ordre du jour Compte-rendu Document validé: Réglement du Meeting National 4H	Actions à réaliser: – acter auprès d’Eric Albert l’extraction des épreuves autres que les haies du Meeting 4H: Yannick (fait) – acheter 6 chariots de plus: Jean-Roch (en cours) – recruter 25 bénévoles manipulateurs de haies: annonce au club / Yannick – modifier le règlement du Meeting 4H: Yannick (fait) – finaliser l’accord avec l’hôtel Campanile: Pierre (fait) – réaliser une 1ère version du visuel à déposer à la page du challenge des meetings de la Ligue AURA: Sophie (en cours) – site web et page FB: mettre en place informations, réglement et formulaire d’inscription + l’annoncer: Yannick (fait) – envoyer une invitation aux athlètes: Sophie et Yannick (fait) – contacter la Mairie via l’USSE pour annonce dans le journal municipal: Yannick (en cours) – réaliser une 1ère communication à la presse via l’USSE: Yannick – faire les demandes de subvention aux collectivités: Yannick et Sophie (fait pour la région) – recruter un 2e starter et 10 juges de haies: Alain K. (en cours) – contacter Marc Animation: William (fait) – réaliser un carton d’invitation pour les VIP: Sophie – contacter l’organisation du Meeting EAP de Valence pour les horaires et navettes: Yannick – contacter Vicat: Yannick (fait) – mettre en oeuvre la commande à 20% de remise pour le meeting avec Chocolats d’Isa: Marie-Hélène et Yannick (fait)
	Mardi 9 avril 2019 à 20h30: point d’avancement.
Démarches d’inscription du meeting
Circuit national FFA	3 décembre 2018: tph au Président de la CSO de la FFA (Jean-Yves Le Priellec)		La « World Ranking » (repoussée à 2020) entraîne un reclassement des meetings nationaux. Au bout de 7 ou 8 mois d’échanges IAAF et EA acceptent finalement 3 meetings Pro Athlé, 5 meetings Elite à label EA, 5 meetings nationaux et 5 meetings à thème: Montpellier (EC), Saint-Louis (lancers), Pierre-Bénite (sauts) et non départagés Tarare et Saint-Egrève (400m haies). Le cahier des charges va être envoyé fin 2018 et la FFA est pour avoir le plus de meetings possible dans la World Ranking. Pas de demande d’inscription à faire, juste envoyer les nouvelles coordonnées du responsable du meeting à la FFA (Benoit Garnier, Directeur des Organisations Sportives, Ingrid Canpolat et Geoffroy Hinet-Debain, Responsable promotion événements et circuits). Des audits seront réalisés sur les meetings en 2019. 2 choses sont importantes: la sécurité des athlètes et la validation des performances réalisées. Il faut bien respecter la forme du jury, du contrôle anti-dopage et de la conformité des installations. Saint-Egrève correspond bien à un meeting national sur critères de performances IA, IB et N1 (en 2018, F: 4 N1 et H: 1 IA et 1 IB)
	13 décembre 2018: mail à Benoit Garnier, Directeur des Organisations Sportives, Ingrid Canpolat, assistante administrative, et Geoffroy Hinet-Debain, Responsable promotion événements et circuits.		Changement de responsable du Meeting 4H et nouvelles coordonnées. Mise à jour du programme sportif.
	21 décembre 2018: réception du cahier des charges des meetings nationaux à thème 2019.		Modifications par rapport à 2018: – il faut une 3e épreuve nationale – il faut s’engager à accueillir une délégation fédérale (5 personnes au plus) – primes au podium: 400, 300 et 200€ 2018: le Meeting National 4H Saint-Egrève ne figure pas au classement IAAF des meetings « special competitions » (faute de déclaration des performances ?) alors que le Meeting National Quatrache Tarare est classé 119e avec 8567 pts !
	12 mars 2019: tph à Eric Albert, Président du Groupe Meetings de la FFA, suite à la réunion de coordination du 26 février (Yannick). 13 mars 2019: échange de SMS avec Eric Albert (Yannick). -> accord du CO du Meeting 4H sur sa proposition. <- le meeting est réintégré au circuit national à thème de la FFA. 18 mars 2019: courrier d’accord de la FFA (Eric Albert)		Les meetings candidats au label national à thème ayant inscrit des épreuves hors du thème se sont vu refuser ce label. J’ai insisté sur le fait que cette règle ne nous avait pas été portée à connaissance, qu’à l’origine le Meeting 4H était uniquement sur le thème du 400m haies, l’ajout d’épreuves complémentaires ayant été réalisé pour les 2e et 3e éditions pour en faire une belle fête de l’athlétisme, et que Jean-Yves Le Priellec, Président de la CSO, avait salué la qualité de notre organisation et des performances réalisées, nous garantissant le maintien du label national à thème. Le courrier de refus ne nous ayant pas encore adressé, notre réunion de CO se tenant le soir même, il a été convenu que le label national à thème nous serait maintenu si nous isolions les épreuves de haies en un Meeting 4H qui ne soit pas au milieu d’autres épreuves et que les épreuves complémentaires prévues soient identifiées en un autre meeting (USSE n°2) qui pourra s’organiser après le Meeting 4H dans la même journée sans problème. Pour le 100m haies F l’organisation de séries n’est pas une obligation.
Challenge des meetings de la ligue AURA	30 novembre 2018: participation au forum des organisateurs de meetings 2019 (Yannick).		Compte-rendu à venir.
	13 décembre 2018: mail à Laurence Menu et Alex Fournival (Yannick).		Liste des épreuves sportives d’accompagnement du Meeting 4H: 100m H et F, 100m haies F et 110m haies H, 200m H et F, 400m H et F, 800m H et F, 3000m H et F, 4x100m H et F, longueur H et F, hauteur H et F, poids H et F et javelot H et F. Visuel à réaliser.
	12 mars 2019: téléphone à Laurence Menu (Yannick).		– lorsque la décision FFA relative au label national sera prise, envoyer la liste des épreuves à Alex Fournival et Laurence Menu, en 2 colonnes hommes/femmes avec mention de label national, championnat départemental, … -> Fait le 22 mars (Yannick). – envoyer le visuel avant fin avril, avec logo challenge des meetings en haut et à gauche et bandeau partenaires du challenge en bas et à droite. Possibilité de le remplacer ensuite si ajout de nouveaux partenaires. – possibilité de passer une actualité sur le site de la Ligue AURA, en page d’accueil, à J-7. Envoyer le texte + un visuel en largeur sans logos sponsors et partenaires, si possible 2 semaines avant la date du meeting pour gérer l’enchaînement des publications des 3 meetings des 1er et 2 juin. Parution également sur la page Facebook de la Ligue AURA.
Championnat départemental de 400m haies	3 décembre (Comité Directeur du Comité Départemental d’Athlétisme de l’Isère): demande que le Meeting 4H en soit le support comme en 2018.		4 février 2019: réponse positive à l’occasion de la réunion de la Commission Sport Organisation (CSO) du Comité Départemental d’Athlétisme de l’Isère. Calendrier estival des championnats départementaux d’athlétisme de l’Isère
Réservations
SIVOM du Néron et Mairie de Saint-Egrève	3 décembre 2018: demande de réservation du stade Jean Balestas au SIVOM du Néron via l’USSE (Julie). -> Fiche d’expression des besoins: NB: 2 caissons en bois 3mx3m hauteur 0m80 pour rehausser les tables de chronométrage pour vue sur toute la piste.		12 décembre via USSE (Ségolène): accord des élus de la Commission de Gestion des Equipements Sportifs (CGES) du SIVOM du Néron pour l’utilisation du stade Jean Balestas dimanche 2 juin 2019 de 7h30 à 23h00 (piste, terrain, tribune, vestiaires H et F et local pour contrôle anti-dopage). -> Courrier officiel: Concernant la demande de stands la Mairie arbitrera entre le Tournoi de Volley qui se déroulera aussi dimanche 2 juin (Parc Marius Camet) et le Meeting 4H. -> A demander en avril: coupes (oubli), collation, tentes stands (arbitrage), balisage itinéraire, …
	3 décembre 2018: demande à la Mairie via l’USSE de mise à disposition du minibus du Patio (Espace Jeunesse).		16 janvier 2019, réponse de Baligh Ziat, coordonnateur du Pôle Jeunesse: « Nous ne pouvons malheureusement pas répondre favorablement à votre demande car ce véhicule ne circulera plus à compter du 7 janvier 2019 pour des raisons de sécurité. Dès janvier le Pôle jeunesse aura recours à un véhicule de location uniquement pour les périodes de vacances scolaires dans le cadre de l’organisation de ses actions. »
USSE	13 décembre 2018: demande de réservation du foyer samedi 1er juin 2019 de 18h à 23h pour conférence de presse et repas partagé avec les athlètes présents.		17 décembre: réservation du foyer inscrite au planning de l’USSE (Julie).

Sponsors, partenaires et subventions
Support, démarches et intervenants	12 février 2019: validation et impression (160g cahier plié brillant A5) de 50 exemplaires du document support à recherche de sponsors et partenariats.
Sponsor principal	Etablissements VICAT		25 mars: Mr Jean-Pierre Simon, Directeur de la Cimenterie Vicat de Saint-Egrève, est d’accord pour poursuivre le partenariat. Suite à de nouveaux engagements, il doit faire le point sur sa réserve financière. La contribution de Vicat se situera entre 2000€ et 3000€ (tph Yannick)
Autres sponsors	Liste d’entreprises à solliciter (version du 25 février 2019)		Février 2019 (Alain): La Carrosserie de La Priola (logo sur supports internet) 150€ (liste non à jour, à compléter …)
Subvention région AURA			Demande déposée jeudi 28 mars à 16h25 (Yannick). Tph préalable à Mme Patricia Trifilief qui donne jusqu’à vendredi soir 29 mars pour déposer le dossier de manière à ce qu’il soit présenté aux élus à l’occasion de la réunion de la Commission Sport de la région AURA jeudi 2 mai.
Subvention département			Demande à réaliser (Yannick)
Communication
Site web USSE Athlétisme	L’adresse du site web du meeting		27 mars: ouverture des pages dédiées au meeting et mise en ligne du règlement. 3 avril: ouverture des inscriptions
Page Facebook Meeting 4H	L’adresse de la page Facebook du meeting (195 abonnés)		13 février: annonce et présentation de la 4e édition, du CO et du document destiné à la recherche de sponsors. Partage USSE puis Zied Azizi. 579 vues et 150 interactions. 29 mars: présentation des horaires et du règlement du meeting. Partage USSE. 185 vues et 38 interactions. 8 avril: présentation des 4 premiers inscrits du Centre d’Entraînement de Dakar. Partage USSE.
Autres relais de communication
Supports de la Mairie	Le meeting à l’agenda de la ville		10 avril: tph au Service Communication de la Ville de Saint-Egrève pour faire modifier le texte mis à l’agenda de la ville: mention du 100m haies femmes et de l’url du site web du meeting (Yannick). 11 avril: tph à Bruno Gimmig (journaliste de la COM de la Ville) pour parution à l’édition de mai du Journal Municipal. RV tph pris pour jeudi 18 avril.
Flyers
Affiches
Conférence de presse du 1er juin
Remise des prix du 2 juin
Convocation des athlètes	8 avril: envoi d’une invitation aux 40 premiers aux bilans 2018 de 400m haies H&F et de 100m haies F.		Réponses: Safiatou Acquaviva (Aix Athlé Provence) est au France Universitaire.
Organisation sportive
Programme du meeting	mars 2019: nouveau programme sportif de la journée.		mars 2019: les épreuves complémentaires qui ne sont pas sur le thème des haies font l’objet d’un meeting distinct (exigence FFA pour maintenir le label national à thème au Meeting 4H Saint-Egrève). La journée sera donc composée de 2 meetings distincts: le Meeting National 4H Saint-Egrève de 13h à 17h puis le Meeting USSE n°2 de 17h à 19h.
Officiels	12 février 2019: contacté par Alain Kerspern, Henri Valdenaire donne son accord pour officier comme starter sur le Meeting 4H et ses épreuves complémentaires.
Règlement du Meeting National 4H Saint-Egrève	27 mars: validé et mis en ligne sur le site web du meeting.		29 mars: relais par une annonce sur la page Facebook du Meeting 4H.
Losange d’or	mars 2019: abandonné (information Jean-Jacques Behm)
Logistique
Sonorisation	Marc Animation Le devis		Demande a été adressée (Yannick) par l’intermédiaire de Fabien Loirat qui assure la coordination pour les meetings inscrits au Challenge de la région AURA. 8 avril: devis envoyé à William par Marc Animation (600,00€) 12 avril: accord sur le devis retourné à Marc Animation (Yannick).
Photos et vidéos	Photos: Sophie Hubaut
Speaker	Jean-Jacques Behm + Prévoir un 2e speaker		15 décembre: Jean-Jacques Behm nous annonce qu’il sera speaker des 4 meetings proposant du 400m haies en juin 2019: Valence (1er juin), Saint-Egrève (2 juin), Tarare (15 juin) et Roanne (16 juin) et reprend notre piste de challenge commun en proposant un « losange d’or » à définir sur ces 4 épreuves.
Partenariat Meeting de Valence	contact: Nicolas Doumeng Le programme du Meeting EAP de Valence		30 novembre (Forum ligue AURA des meetings du challenge 2019 à Bourgoin): demande de partenariat Valence/Saint-Egrève pour favoriser la venue d’athlètes de haut niveau sur les 2 meetings. 12 décembre: accord du Bureau de l’USSE Athlétisme pour mettre en place des facilités de déplacement entre les 2 meetings. 10 avril: envoi par Nicolas Doumeng du programme du Meeting EAP de Valence du 1er juin et début d’échange sur la collaboration entre les 2 meetings.
Hébergement	Hôtel Campanile Grenoble Nord		Prix sportifs: 49,00€ pour toutes chambres, petit déjeuner à 5,00 €. Possibilité d’avoir à disposition une salle de réunion. Lot pour la tombola du meeting: 1 repas pour 2 personnes. Pré-réserver puis réserver les chambres sur dremande des athlètes, entraîneurs et agents (Pierre)
Buvette
Repas
Navettes
Finances

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